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鉴定工作的内容和制度
一、内容
1、制定标准
2、确定期限
3、找出无保存价值的档案,销毁。
二、 制度
(一)确定统一的档案鉴定原则和标准
(二)确定鉴定工作的组织领导
鉴定工作分阶段进行:
1、机关文件归档时特别剔除一部分没有保存价值的文件,剔除的文件主要参照国家档案局于2006年12月18日公布并施行的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》来执行。不归档的范围主要有:
(1)上级机关的文件:上级机关任免和奖惩非本机关工作人员的文件,普发供参阅,不办理的文件材料;上级机关发来供工作参考的抄件,征求意见来定稿的文件。
(2)本机关的文件材料:重份文件、无查考利用价值的事务性和临时性文件;未经会议讨论、未经领导审阅、签发的未效的文件、电报、草稿;一般性文件的历次修改稿;铅印文件的各次校对稿(定稿除外);从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料,无特殊保存价值的信封、一般性表态、询问、一般问题、提出一般性建议或意见的人民来信;机关内部互相抄送的文件材料;不应履行公文的行文、介绍信等。本机关负责人兼任外机关职务时形成的和本机关无关的文件材料。
(3)同级机关和非隶属机关的文件材料:参加非主管机关召开的会议、不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料,非隶属机关抄送的,不需要办理的文件材料。
(4)下级机关的文件材料:下级机关送来参阅的简 报、情况反映,不应抄送或不必备案的文件材料;越级抄送的一般的、不需要办理的文件材料;下级机关抄报、备案的一般性文件材料。
2、 对归档文件确立保管期限。
应当根据2006年的期限表进行,对专门单位(地质部、煤炭部、石油部等)就制定专门档案保管期限表,或者结合本机关的实际情况,编制本机关或本系统的档案保管期限表,此表要经过本机关领导审批后执行,并报同级档案行政管理部门备案。
3、 保管期满的档案应当剔除销毁。
(三)档案的销毁
机关销毁失去保存价值的档案,须由鉴定小组提出意见,登记造册,经机关分管负责人批准后,由二人在指定地点监销,并且在销毁清册上签字,情况特殊的专门档案,另有销毁规定的按照有关规定执行
(四)制定档案保管期限表,实行审批制度
档案鉴定的方法
一、决定档案保存价值的因素
1、档案自身的特点和状况
2、社会利用需求
国家各项事业、党和国家各项工作、广大干部和人民群众对各种档案利用的需求,影响着档案的保存价值。二、鉴定档案价值的基本观点
(一)全面的观点
(二)历史的观点
(三)发展的观点
三、分析档案价值的具体方法
总方法:档案保存价值的确定应当以反映本机关的主要职能活动为出发点,以分析档案内容为中心,结合考虑档案的作者,形成时间,名称,完整程度、可靠性、有效性以及外型特点等因素。研究过去档案的被利用情况,全面地估计和预测对档案的利用需求,正确判定档案的保存价值。
具体方法:直接鉴定法——要求鉴定人员逐件逐张地审查档案材料的价值,从它的内容、作者、名称、可靠程度等方面,去全面考查它的价值。
四、鉴定档案价值的标准(也有的书上称为“方法”)
1、来源标准
档案的来源是指档案的形成者。档案形成者在社会上以及机关内的地位、作用和职能要影响甚至决定档案的价值。
2、内容标准
档案内容是决定档案价值最重要、最本质的因素。对档案内容的分析可着眼于以下四个方面:
A、档案内容的重要性;
B、档案内容的独特性;
C、档案内容的时效性;
D、除上之外,对档案内容的真实性、完备性等也要加以考察,以准确地把握档案的价值。
3、形式特征标准
档案的形式特征是文件的名称、责任者、形成时间、载体形态、记录方式等。在某种情况下,这些形式特征也可能对档案的价值发生影响。 4、相对价值标准
在一定的情况下,某些文件的保存价值和保管期限可以相对地提升或降低。通常的方法是分析全宗和全宗内档案的完整程度。
在根据上述标准分析档案价值的时候,要始终坚持辩证的思维方法,切忌机械、片面地强调某一方面,忽略其他。
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